Empfangsbevollmächtigter, Fiskalvertreter oder Steuerberater – wer macht was?

Drei Rollen im Vergleich

Der Fiskalvertreter: gesetzlich eng gefasst

Nach § 22a Abs. 1 UStG kann sich eine Firma, die in Deutschland (und in den Gebieten nach § 1 Abs. 3 UStG, etwa Freihäfen) weder Wohnsitz, Sitz, Geschäftsleitung noch Zweigniederlassung hat, in Deutschland durch einen Fiskalvertreter vertreten lassen – wenn sie in Deutschland ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführt und keine Vorsteuer abziehen kann. Das ist eine Kann-Regel: eine Möglichkeit, keine Pflicht.

Maßgeblich ist der Sitz außerhalb Deutschlands, nicht außerhalb der EU; auch Firmen aus anderen EU-Staaten fallen darunter. Der Fiskalvertreter braucht eine Vollmacht der vertretenen Firma. Spediteure und Zollagenten dürfen nur mit Befugnis nach § 4d StBerG, mit Sitz im Geltungsbereich des Steuerberatungsgesetzes und nicht für Kleinunternehmer tätig werden (§ 22a Abs. 2 Satz 2 UStG).

Sind deine Umsätze in Deutschland steuerpflichtig – wie Warenverkäufe an Kunden in der Regel –, fehlt die Voraussetzung der ausschließlich steuerfreien Umsätze, und § 22a UStG bietet dir keine Fiskalvertretung. Der Fiskalvertreter gibt für alle vertretenen Firmen Voranmeldungen und eine Jahreserklärung unter einer eigens dafür erteilten Steuernummer ab (§ 22d Abs. 1 UStG) und muss zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt sein.

Der Empfangsbevollmächtigte: Es geht um Briefe, nicht um Erklärungen

Marktplatz-Händler. § 22f Abs. 1 Satz 2 UStG gilt, wenn alles Folgende zutrifft:

• Deine Firma hat weder Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz noch Geschäftsleitung in Deutschland, in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder in einem EWR-Staat.
• Du beantragst in Deutschland die steuerliche Erfassung. Der Empfangsbevollmächtigte wird mit dem Antrag benannt, nicht erst auf Verlangen des Finanzamts.
• Die Regel gehört zu den Vorschriften über den Handel über elektronische Schnittstellen wie Online-Marktplätze (§ 22f Abs. 1 Satz 1 und § 25e Abs. 1 und 5 UStG). Für Händler aus EU- und EWR-Staaten gilt sie nicht.

Andere Firmen außerhalb von EU und EWR. Hier gilt die allgemeine Regel in § 123 der Abgabenordnung (AO) für alle, die weder Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz noch Geschäftsleitung in Deutschland, in einem anderen EU-Mitgliedstaat oder in einem EWR-Staat haben. Eine solche Firma muss einen Empfangsbevollmächtigten in Deutschland erst benennen, wenn eine Finanzbehörde es verlangt und dafür eine angemessene Frist setzt; ohne dieses Verlangen entsteht die Pflicht nach § 123 AO nicht.

Hat das Finanzamt es verlangt und ist niemand benannt, gilt ein Schriftstück, das per Post an die Firma geht, einen Monat nach der Aufgabe zur Post als zugegangen, ein elektronisch übermitteltes Dokument am vierten Tag nach der Absendung – außer es steht fest, dass es nicht oder später zugegangen ist (§ 123 Satz 2 und 3 AO).

Nach dem Umsatzsteuer-Anwendungserlass (UStAE, Abschnitt 22f.2, Stand 31.12.2022) muss der Empfangsbevollmächtigte nach § 22f UStG nicht zur Hilfeleistung in Steuersachen befugt sein, also kein Steuerberater sein.

Und der Steuerberater?

Mit der Benennung eines Empfangsbevollmächtigten ist geklärt, wer die Briefe entgegennimmt. Nicht geklärt ist, wer deine Umsatzsteuererklärungen erstellt oder dem Finanzamt antwortet.

Geschäftsmäßige Hilfe in Steuersachen, einschließlich Beratung, ist in Deutschland den Personen und Gesellschaften vorbehalten, die das Steuerberatungsgesetz (StBerG) nennt. Welche Aufteilung zu deiner Firma passt, ist eine Frage für eine solche Beraterin oder einen solchen Berater.

So benennst du einen Empfangsbevollmächtigten

1. 01Empfänger wählen. Das Gesetz verlangt einen Empfangsbevollmächtigten im Inland. In Deutschland sein muss der Empfänger, nicht deine Firma.
2. 02Dem Finanzamt nennen. Marktplatz-Händler tun das mit dem Antrag auf steuerliche Erfassung, andere Firmen, wenn das Finanzamt es verlangt.
3. 03Darauf achten, dass er erfasst ist. Nach dem Merkblatt der Finanzverwaltung NRW zur umsatzsteuerlichen Erfassung im Ausland ansässiger Unternehmer (Stand 08.21) berücksichtigt das Finanzamt einen Empfangsbevollmächtigten nur, wenn er ihm mitgeteilt wurde – per Vordruck oder über die Vollmachtsdatenbank, in der Steuerberater Vollmachten erfassen.

Wie PortoDoc hineinpasst

PortoDoc gibt dir eine Zustelladresse für Briefpost in Ahrensburg bei Hamburg. Als ausländische Firma kannst du PortoDoc gegenüber deutschen Finanzbehörden als Empfangsbevollmächtigten benennen: nach § 22f Abs. 1 Satz 2 UStG mit dem Antrag auf steuerliche Erfassung als Marktplatz-Händler von außerhalb der EU und des EWR oder nach § 123 AO, wenn das Finanzamt es verlangt und eine angemessene Frist setzt.

PortoDoc übernimmt nur die Rolle des Empfangsbevollmächtigten. Es nimmt Schriftstücke nur entgegen und stellt sie in deinem Konto bereit: Es gibt keine Erklärungen ab, reicht keine Umsatzsteuererklärungen ein, legt keine Einsprüche oder Rechtsbehelfe ein, überwacht keine Fristen und leistet keine Rechts- oder Steuerberatung. Dein Konto regelmäßig abrufen und Fristen im Blick behalten bleibt deine Aufgabe.

Der Tarif Starter kostet 19,95 € im Monat mit 10 Briefen und enthält die Benennung gegenüber einer Behörde; Business (49,95 €) und Enterprise (79,95 €) gelten für beliebig viele Behörden. Für Unternehmer mit Sitz außerhalb Deutschlands sind das Nettopreise ohne deutsche Umsatzsteuer, wenn die Leistung nicht im Inland steuerbar ist; außerhalb der EU setzt das einen Nachweis der Unternehmereigenschaft voraus.

Weiterlesen: § 22f UStG für Marktplatz-Händler, Empfangsbevollmächtigter nach § 123 AO, Empfangsbevollmächtigter für Firmen im Ausland, Online-Händler.

Häufige Fragen