Steuerberater: Mandanten im Ausland betreuen

Wer bekommt die Briefe des Finanzamts?

Die Briefe gehen zuerst an den Mandanten, auch wenn er außerhalb Deutschlands lebt oder sitzt. § 122 Abs. 1 AO regelt, wem ein Verwaltungsakt bekannt gegeben wird:

• Dem Mandanten: demjenigen, für den er bestimmt ist (Satz 1).
• Dir, wenn das Finanzamt es so wählt: Er kann auch einem Bevollmächtigten bekannt gegeben werden (Satz 3).
• Dir, als Regel: wenn dem Finanzamt deine Empfangsvollmacht vorliegt (Satz 4, unten).

Ins Ausland zählt ein Monat: Geht ein Brief per Post ins Ausland, gilt er einen Monat nach der Aufgabe zur Post als bekannt gegeben (§ 122 Abs. 2 Nr. 2 AO). Das gilt nicht, wenn er nicht oder später zugegangen ist; im Zweifel muss das Finanzamt den Zugang und seinen Zeitpunkt nachweisen. Ab diesem Tag läuft die Einspruchsfrist von einem Monat (§ 355 AO).

Außerhalb von EU und EWR kommt § 123 AO dazu: Mandanten ohne Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland, der EU oder dem EWR müssen auf Verlangen des Finanzamts innerhalb einer angemessenen Frist einen Empfangsbevollmächtigten im Inland benennen. Tun sie das nicht, gilt ein Brief einen Monat nach der Aufgabe zur Post als zugegangen, ein elektronisches Dokument am vierten Tag nach der Absendung. Das entfällt nur, wenn feststeht, dass der Brief den Mandanten nicht oder später erreicht hat.

Mehr dazu in den Ratgebern zum Empfangsbevollmächtigten und zu Fristen und Zugangsfiktion.

Welche Empfangswege gibt es?

Eine Rangfolge gibt es hier nicht. Welcher Weg passt, hängt vom Mandanten und vom Mandat ab. Die ersten beiden Wege benennen beide einen Empfänger im Inland, und das verlangt § 123 AO.

Welche steuerlichen Punkte prüfst du bei Auslandsmandanten?

• Beschränkte Steuerpflicht: Natürliche Personen ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt im Inland sind beschränkt einkommensteuerpflichtig, wenn sie inländische Einkünfte im Sinne des § 49 EStG haben (§ 1 Abs. 4 EStG).
• Antrag auf Behandlung als unbeschränkt steuerpflichtig: Auf Antrag werden sie für ihre inländischen Einkünfte als unbeschränkt steuerpflichtig behandelt, aber nur, wenn mindestens 90 % ihrer Einkünfte der deutschen Einkommensteuer unterliegen oder die übrigen Einkünfte den Grundfreibetrag nach § 32a Abs. 1 EStG nicht übersteigen. Der Betrag wird gekürzt, soweit es nach den Verhältnissen im Wohnsitzstaat notwendig und angemessen ist, und die ausländische Steuerbehörde muss die ausländischen Einkünfte bescheinigen (§ 1 Abs. 3 EStG).
• Doppelbesteuerungsabkommen: Prüf, ob mit dem Wohnsitzstaat ein Abkommen besteht und welcher Staat welche Einkünfte besteuern darf.
• Erweiterte beschränkte Steuerpflicht (§ 2 AStG): Sie kann Deutsche treffen, die in den letzten zehn Jahren vor dem Ende ihrer unbeschränkten Steuerpflicht insgesamt mindestens fünf Jahre unbeschränkt steuerpflichtig waren, jetzt in einem Niedrigsteuergebiet oder nirgends ansässig sind und weiter wesentliche wirtschaftliche Interessen in Deutschland haben. Sie gilt bis zum Ablauf von zehn Jahren nach Ende des Jahres, in dem die unbeschränkte Steuerpflicht geendet hat.

Das sind Hinweise, keine vollständige Prüfliste. Ob und wie sie greifen, hängt vom Einzelfall ab.

Welche Schritte geht die Kanzlei?

1. 01Status klären: Lebt oder sitzt der Mandant in der EU oder im EWR oder außerhalb? Welche inländischen Einkünfte bleiben?
2. 02Empfangsweg festlegen: die Kanzlei mit Empfangsvollmacht oder ein Postdienst als Empfangsbevollmächtigter.
3. 03Vollmacht und Benennung: Für die Kanzlei reichst du die Empfangsvollmacht beim Finanzamt ein, schriftlich oder als Datensatz nach § 80a AO. Einen Postdienst benennt der Mandant selbst; bei PortoDoc zeigt das Kundenkonto unter „Für das Finanzamt“, was einzutragen ist.
4. 04Weiterleitung vereinbaren: Gehen die Briefe ins Kundenkonto des Mandanten, vereinbare mit ihm, dass er dir jeden Brief vom Finanzamt als PDF schickt, und wie schnell.
5. 05Fristen in der Kanzlei führen: Trag jede Frist aus dem Brief selbst ein. PortoDoc überwacht keine Fristen.

Wie hilft PortoDoc dabei?

1. 01Adresse: Dein Mandant meldet sich an und bekommt eine Postanschrift in Ahrensburg bei Hamburg mit seiner persönlichen PD-Nummer. Sie ist eine Zustelladresse für Briefpost, keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.
2. 02Benennung: Dein Mandant unterschreibt die Vollmacht mit § 123 AO. Unter „Für das Finanzamt“ zeigt ihm sein Konto genau, was er einträgt. Beim Finanzamt benennt er PortoDoc selbst.
3. 03Scan: Das Finanzamt schreibt an uns. Wir scannen jeden Brief, und dein Mandant bekommt eine Nachricht per E-Mail. Der Brief liegt als PDF in seinem Kundenkonto.
4. 04KI-Hilfen: In jedem Tarif bekommt dein Mandant dazu eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: unverbindliche Hilfen. Ab dem Tarif Business markiert ein KI-Fristenhinweis mögliche Fristen: eine unverbindliche Hilfe. Maßgeblich ist der Brief selbst, und jede Frist prüfst du selbst.
5. 05Deine Arbeit: Dein Mandant gibt dir die Briefe weiter, und du antwortest dem Finanzamt. Erklärungen, Steuerberatung und Fristenkontrolle übernehmen wir nicht.

PortoDoc ist ein Dienst der Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg. Die Briefe kommen in Ahrensburg (Schleswig-Holstein) an; die Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner, Finnland).

Häufige Fragen