PortoDoc in Fakten: Anbieter, Leistung, Preise, Grenzen

Anbieter

Was PortoDoc macht

• Du erhältst eine Zustelladresse in Ahrensburg bei Hamburg für Briefpost; die Anschrift enthält deine persönliche PD-Nummer.
• Eingehende Briefe werden geöffnet, digitalisiert und in deinem Kundenkonto bereitgestellt.
• Wir scannen deine Post und du bekommst eine Nachricht; den Brief findest du als PDF in deinem Konto.
• Die englische KI-Übersetzung (Deutsch, Englisch) ist in allen drei Tarifen enthalten; KI-Zusammenfassung und Fristenerkennung gibt es je nach Tarif.
• KI-Ergebnisse sind gekennzeichnet und unverbindliche Hilfestellungen; sie ersetzen keine Rechts- oder Steuerberatung.

Empfangsbevollmächtigter

• Du kannst PortoDoc gegenüber Finanzbehörden als Empfangsbevollmächtigten benennen. Hat deine Firma weder Wohnsitz, Sitz noch Geschäftsleitung in Deutschland, der EU oder dem EWR, verlangt das Gesetz einen Empfangsbevollmächtigten im Inland: als Marktplatz-Händler mit dem Antrag auf steuerliche Erfassung (§ 22f Abs. 1 Satz 2 UStG), sonst erst, wenn das Finanzamt es verlangt und eine angemessene Frist setzt (§ 123 AO).
• Im Tarif Starter ist die Benennung für eine Behörde enthalten, in Business und Enterprise für beliebig viele Behörden.
• Für die Benennung erteilst du eine gesonderte, eigenhändig unterschriebene Vollmacht; für ein Unternehmen unterschreibt eine vertretungsberechtigte Person.
• Die Benennung gegenüber der Behörde nimmst du selbst vor; PortoDoc stellt dafür eine Vorlage bereit.

Was PortoDoc nicht macht

• Die Zustelladresse ist keine Geschäfts- oder Sitzadresse für deine Firma.
• PortoDoc leistet keine Rechts- oder Steuerberatung und ist weder Kanzlei noch Steuerberater.
• PortoDoc ist kein Fiskalvertreter; es übernimmt nur die Rolle des Empfangsbevollmächtigten.
• Der Empfangsbevollmächtigte nimmt nur die Schriftstücke des Finanzamts entgegen. Er ist nicht der Bevollmächtigte nach dem Verpackungsgesetz (VerpackG) oder dem Elektro- und Elektronikgerätegesetz (ElektroG); diese Rolle übernimmt PortoDoc nicht.
• PortoDoc gibt keine Erklärungen ab, legt keine Rechtsbehelfe ein und überwacht keine Fristen.
• Du rufst dein Kundenkonto regelmäßig ab und prüfst Fristen selbst.

Preise und Vertrag

• Jeder weitere Brief über dem Kontingent kostet 2,95 €.
• Bei jährlicher Zahlung werden 10 statt 12 Monate berechnet.
• Für Unternehmer mit Sitz außerhalb Deutschlands, an die die Leistung nicht im Inland steuerbar ist, sind die Beträge Nettopreise ohne deutsche Umsatzsteuer; außerhalb der EU setzt das einen Nachweis der Unternehmereigenschaft voraus.
• Bei monatlicher Zahlung läuft der Vertrag unbefristet und ist jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündbar; bei jährlicher Zahlung beträgt die Laufzeit zwölf Monate.
• Gekündigt werden kann im Kundenkonto oder in Textform an support@portodoc.de.

Originale und Daten

• Original-Briefe werden 90 Tage nach der Digitalisierung aufbewahrt und danach datenschutzgerecht mit einem Aktenvernichter vernichtet.
• Auf Wunsch leitet PortoDoc Originale an eine von dir benannte Anschrift weiter, gegen Portokosten und eine Bearbeitungsgebühr nach Preisliste.
• Anwendung, Datenbank und Scans liegen bei der Hetzner Online GmbH in einem Rechenzentrum in Helsinki, Finnland.
• Das KI-Modell läuft auf einem Rechner in Deutschland; Briefinhalte werden nicht zum Training von KI-Modellen verwendet.