Ratgeber · § 123 AO
Empfangsbevollmächtigter für das Finanzamt (§ 123 AO): was er ist und wann du einen brauchst
Von PortoDoc · Stand · 7 Min. Lesezeit
Ein Empfangsbevollmächtigter nimmt Briefe des Finanzamts für deine Firma in Deutschland an. Sitzt deine Firma außerhalb von EU und EWR, kann das Finanzamt einen verlangen (§ 123 AO); Marktplatz-Händler benennen ihn schon mit der Anmeldung. Die Briefe sind auf Deutsch, und viele setzen eine Frist.
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Was ist ein Empfangsbevollmächtigter?
Ein Empfangsbevollmächtigter ist eine Person oder Firma in Deutschland, die Briefe des Finanzamts für dich annimmt. Dafür braucht sie deine Vollmacht. Steuerpflichtig bleibt deine Firma: Der Empfangsbevollmächtigte gibt keine Erklärungen ab und zahlt keine Steuern für dich.
Das Finanzamt kann einen Empfangsbevollmächtigten verlangen, wenn deine Firma weder Sitz noch Geschäftsleitung in Deutschland, einem anderen EU-Staat oder einem EWR-Staat hat. Das betrifft zum Beispiel Firmen aus Großbritannien, den USA, der Türkei, Kanada oder Australien. Du kannst auch von dir aus jemanden benennen, zum Beispiel gleich im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung.
Was sagt § 123 AO wörtlich?
- Wer: Beteiligte ohne Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung in Deutschland, der EU oder dem EWR (Satz 1).
- Wann: auf Verlangen des Finanzamts, innerhalb einer angemessenen Frist (Satz 1).
- Wo: Der Empfangsbevollmächtigte muss in Deutschland sein (Satz 1).
- Erst der Hinweis: Das Finanzamt muss dich auf die Folgen hinweisen, wenn du niemanden benennst (Satz 4).
Was passiert, wenn du niemanden benennst?
Benennst du nach der Aufforderung niemanden, greift Satz 2: Ein Brief an dich gilt einen Monat nach der Aufgabe zur Post als zugegangen, ein elektronisch übermitteltes Dokument am vierten Tag nach der Absendung, außer es steht fest, dass es später oder gar nicht ankam (Satz 3).
Ab diesem Tag laufen die Fristen. Gegen einen Bescheid kannst du nur innerhalb eines Monats nach der Bekanntgabe Einspruch einlegen (§ 355 AO).
Schätzung und Zuschlag können folgen. Fehlen Erklärungen, darf das Finanzamt die Steuer schätzen (§ 162 AO). Ein unbemerkter Brief kann deshalb zu einem Schätzungsbescheid oder einem Verspätungszuschlag führen (§ 152 AO).
Deutsche Adresse, Empfangsbevollmächtigter, Fiskalvertreter oder Steuerberater?
Vier Begriffe, vier verschiedene Aufgaben. Wer als Firma außerhalb von EU und EWR eine deutsche Adresse für die Umsatzsteuer-Registrierung sucht, trifft auf alle vier:
| Thema | Was es ist | Nimmt Briefe des Finanzamts für dich an? |
|---|---|---|
| Deutsche Adresse (keine eigene Rechtsgrundlage) | Eine Anschrift in Deutschland, an die Post zugestellt werden kann, zum Beispiel bei einem Postdienst | Nur wenn du den Inhaber der Adresse bevollmächtigt und beim Finanzamt benannt hast |
| Empfangsbevollmächtigter (§ 123 AO) | Person oder Firma in Deutschland, die du bevollmächtigst, Briefe des Finanzamts für dich anzunehmen | Ja, das ist seine Aufgabe |
| Fiskalvertreter (§ 22a UStG) | Vertritt dich bei der Umsatzsteuer und übernimmt deine umsatzsteuerlichen Pflichten; nur bei ausschließlich steuerfreien Umsätzen ohne Vorsteuerabzug | Als dein Vertreter, aber nur in diesem engen Fall |
| Steuerberater (§ 80 AO) | Berät dich, gibt Erklärungen ab und vertritt dich gegenüber dem Finanzamt | Wenn du ihn auch zum Empfang bevollmächtigst; der Fragebogen hat dafür ein eigenes Kreuz |
Eine Adresse ist noch kein Empfangsbevollmächtigter. Entscheidend sind die Vollmacht und die Benennung beim Finanzamt.
Er muss kein Steuerberater sein: § 123 AO verlangt nur, dass der Empfangsbevollmächtigte in Deutschland ist. Ein typischer Händler mit Ware in einem deutschen Lager kann keinen Fiskalvertreter nutzen.
Wie benennst du einen Empfangsbevollmächtigten?
- 01Wähl eine Person oder Firma in Deutschland, der du deine Post vom Finanzamt anvertraust.
- 02Unterschreib eine Vollmacht, die sie berechtigt, deine Briefe vom Finanzamt anzunehmen.
- 03Teil dem Finanzamt Name und Anschrift mit: im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung im Abschnitt „Empfangsbevollmächtigte(r)“ oder später mit einem eigenen Schreiben. Leg die Vollmacht bei.
- 04Ab dann schreibt das Finanzamt an diese Adresse in Deutschland.
Welches Finanzamt zuständig ist, hängt vom Sitz deiner Firma ab (§ 1 UStZustV):
- Finanzamt Hannover-Nord für Firmen aus Großbritannien
- Finanzamt Bonn-Innenstadt für Firmen aus den USA
- Finanzamt Dortmund-Unna für Firmen aus der Türkei
- Finanzamt Berlin International für die meisten anderen Staaten außerhalb der EU
Wie PortoDoc das löst
- 01Adresse: Du meldest dich an und bekommst deine Postanschrift in Ahrensburg bei Hamburg mit deiner persönlichen PD-Nummer. Sie ist eine Zustelladresse für Briefpost, keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse.
- 02Benennung: Du unterschreibst die Vollmacht mit § 123 AO. Unter „Für das Finanzamt“ zeigt dir dein Konto genau, was du einträgst. Beim Finanzamt benennst du PortoDoc selbst, zum Beispiel im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung.
- 03Scan: Das Finanzamt schreibt an uns. Wir scannen jeden Brief, und du bekommst eine Nachricht. Der Brief liegt als PDF in deinem Konto.
- 04KI-Zusammenfassung: In jedem Tarif bekommst du dazu eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: unverbindliche Hilfen, keine Steuerberatung – es gilt das Original.
- 05Deine Antwort: Du oder dein Steuerberater antworten dem Finanzamt. Erklärungen, Steuerberatung und Fristenkontrolle übernehmen wir nicht.
PortoDoc ist ein Dienst der Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg. Die Briefe kommen in Ahrensburg (Schleswig-Holstein) an; die Daten liegen auf Servern in der EU (Hetzner, Finnland).
Häufige Fragen
Wo finde ich einen Empfangsbevollmächtigten, und wer darf das sein?
Jede Person oder Firma mit einer Adresse in Deutschland, der du deine Post anvertraust, zum Beispiel ein Steuerberater oder ein Postdienst wie PortoDoc. § 123 AO verlangt nur einen Empfangsbevollmächtigten im Inland.
Reicht eine virtuelle Adresse oder ein Postfach in Deutschland?
Eine Adresse allein reicht nicht. Das Finanzamt braucht eine Person oder Firma, die du bevollmächtigt und benannt hast. Frag den Anbieter deiner Adresse, ob er das übernimmt; bei PortoDoc geht das mit der Vollmacht nach § 123 AO.
Brauche ich einen teuren Fiskalvertreter?
Meist nicht. Nach § 22a UStG ist ein Fiskalvertreter nur für Firmen vorgesehen, die in Deutschland ausschließlich steuerfreie Umsätze ausführen und keine Vorsteuer abziehen können. Ein typischer Händler mit Ware in einem deutschen Lager fällt nicht darunter.
Ein Brief auf Deutsch fordert Steuern, obwohl ich kaum in Deutschland verkaufe. Ist das Betrug?
Es kann ein echter Schätzungsbescheid sein: Fehlen Erklärungen, darf das Finanzamt die Steuer schätzen (§ 162 AO). Vergleiche Absender, Steuernummer und Bankverbindung mit den Angaben auf der offiziellen Seite des Finanzamts. Gegen einen Bescheid kannst du innerhalb eines Monats Einspruch einlegen (§ 355 AO).
Muss ich warten, bis das Finanzamt einen Empfangsbevollmächtigten verlangt?
Nein. Du kannst ihn auch von dir aus benennen, zum Beispiel gleich im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung. Marktplatz-Händler mit Sitz außerhalb von EU und EWR müssen das sogar mit der Anmeldung tun (§ 22f Abs. 1 Satz 2 UStG).
Gibt der Empfangsbevollmächtigte meine Umsatzsteuer-Erklärungen ab?
Nein. Ein Empfangsbevollmächtigter nimmt Briefe an. Erklärungen abzugeben ist eine eigene Leistung, meist von einem Steuerberater oder einem Umsatzsteuer-Dienstleister.
Nächster Schritt
RATGEBER · 6 MIN. LESEZEIT
Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung für Firmen im Ausland: so trägst du den Empfangsbevollmächtigten ein →
Feld für Feld durch den Abschnitt zum Empfangsbevollmächtigten im Fragebogen zur umsatzsteuerlichen Erfassung: was du einträgst, typische Fehler und ein Beispiel.
PortoDoc ist dein Empfangsbevollmächtigter in Deutschland.
Wir nehmen deine Briefe vom Finanzamt in Ahrensburg bei Hamburg entgegen, scannen sie und schicken dir eine Nachricht; die Adresse ist keine Geschäfts-, Sitz- oder Impressumsadresse. In jedem Tarif bekommst du dazu eine englische KI-Übersetzung, je nach Tarif auch eine KI-Zusammenfassung: unverbindliche Hilfen, keine Steuerberatung – es gilt das Original. Starter kostet 19,95 € im Monat; bei monatlicher Zahlung kannst du zum Ende jedes Monats kündigen.
Quellen und Rechtsgrundlagen
- § 123 AO (Wortlaut)
Gesetzestext anzeigen
„Ein Beteiligter ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Inland, in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Staat, auf den das Abkommen über den Europäischen Wirtschaftsraum anwendbar ist, hat der Finanzbehörde auf Verlangen innerhalb einer angemessenen Frist einen Empfangsbevollmächtigten im Inland zu benennen. Unterlässt er dies, so gilt ein an ihn gerichtetes Schriftstück einen Monat nach der Aufgabe zur Post und ein elektronisch übermitteltes Dokument am vierten Tage nach der Absendung als zugegangen. Dies gilt nicht, wenn feststeht, dass das Schriftstück oder das elektronische Dokument den Empfänger nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt erreicht hat. Auf die Rechtsfolgen der Unterlassung ist der Beteiligte hinzuweisen.“
- § 355 AO
- § 162 AO
- § 152 AO
- § 22a UStG
- § 22f UStG
- § 80 AO (Bevollmächtigte)
- § 1 UStZustV (zuständige Finanzämter)
- Ausfüllhilfe zum Fragebogen, Fassung 01.23 (Senatsverwaltung für Finanzen Berlin)
- Senatsverwaltung für Finanzen Berlin: Fragebögen zur umsatzsteuerlichen Erfassung im Ausland ansässiger Unternehmer (Deutsch, Englisch, Französisch)
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Dieser Ratgeber erklärt die Regeln allgemein. Er ist keine Steuerberatung. Für deinen Einzelfall frag eine Steuerberaterin oder einen Steuerberater.