Was PortoDoc mit deiner Post macht
Alles auf dieser Seite ist in deinem Tarif enthalten, ohne Aufpreis. Die Hinweise der KI sind unverbindlich – es gilt das Original.
Empfangsbevollmächtigter fürs Finanzamt
Du kannst PortoDoc beim Finanzamt als Empfangsbevollmächtigten benennen; deine Post kommt dann an unsere Adresse in Ahrensburg bei Hamburg.
Von Firmen außerhalb von EU und EWR kann das Finanzamt das verlangen (§ 123 AO). Online-Händler auf Marktplätzen benennen ihn mit dem Antrag auf steuerliche Erfassung (§ 22f Abs. 1 Satz 2 UStG).
Grenze: Im Starter für eine Behörde, ab Business für beliebig viele. Wir nehmen Briefe nur entgegen; Erklärungen und Einsprüche gibst du selbst ab.
Jeder Brief erklärt
Zu jedem Brief bekommst du eine Kurzfassung in zwei, drei Sätzen: wer schreibt, worum es geht und was zu tun ist.
Die Ampel zeigt, wie dringend er ist: Rot heißt Frist oder dringend, Gelb etwas zu tun, Grün nur zur Info.
Deutsche Briefe liest du in allen Tarifen auch auf Englisch.
Grenze: KI-gestützt und unverbindlich, es gilt das Original. Keine Rechts- oder Steuerberatung.
Hilfe bei Fristen
Ab Business steht die Frist aus dem Brief neben der Ampel und auf einer eigenen Fristen-Seite in deinem Konto.
Steht das Datum wörtlich im Brief, bekommst du 7 und 2 Tage vor Ablauf eine E-Mail. Darin markierst du die Frist als erledigt oder meldest, dass sie nicht stimmt.
Grenze: Die Frist liest die KI aus dem Brief, ohne Gewähr: Sie kann fehlen oder falsch sein. Prüf sie selbst oder mit deiner Steuerberatung – eine Fristenkontrolle übernehmen wir nicht.
Ablage und Suche
Lege eigene Ordner und Tags an, such im ganzen Brieftext und schreib Notizen an einen Brief.
Mehrere Briefe lädst du als Paket herunter: als ZIP mit einer Übersicht und allen Kurzfassungen.
Grenze: Ein Paket hat höchstens 200 Briefe. Der Download-Link gilt 15 Minuten und nur, solange du angemeldet bist.
Regeln: Wenn …, dann …
Lass neue Briefe automatisch sortieren: Kommt ein Brief vom Finanzamt oder hat er eine Frist, dann in einen Ordner, mit Tag, an deine Steuerberatung oder als erledigt.
Bis zu 20 Regeln je Konto; jede Regel kann bis zu fünf Dinge tun.
Grenze: Eine Regel greift nur, wenn die KI das Merkmal erkennt, etwa Absender, Briefart oder Frist. Wird es nicht oder falsch erkannt, greift sie nicht oder anders.
Weiterleitung an deine Steuerberatung
Schick einen Brief mit Kurzfassung per E-Mail an deine Steuerberatung: einzeln, bis zu 20 auf einmal oder automatisch über eine Regel. Antworten gehen direkt an dich.
Du trägst bis zu drei Empfänger ein. Jeder stimmt einmal per Link zu, vorher geht nichts raus.
Grenze: Die E-Mail ist auf dem Transportweg verschlüsselt, aber nicht Ende-zu-Ende. Passt ein Brief nicht in die Mail, kommt er als Link, der 72 Stunden gilt.
Team-Konto
Lade Geschäftsführung, Kolleginnen und Kollegen oder die Buchhaltung ein, jede Person mit eigenem Login.
Du legst fest, wer nur liest, wer bearbeitet und wer verwaltet. Das Zugriffsprotokoll zeigt, wer welchen Brief geöffnet hat.
Grenze: Bis zu 10 Personen je Konto, eine Einladung gilt 7 Tage. Vertrag, Zahlung, Vollmacht und das Löschen des Kontos bleiben beim Inhaber.
Schnittstelle (API) – auf Anfrage
Hol Briefe und Fristen in deine eigenen Programme: über eine REST-Schnittstelle, einen Webhook bei jedem neuen Brief und ein Kalender-Abo für erkannte Fristen.
Wir schalten die Schnittstelle auf Anfrage für dein Konto frei. Danach legst du bis zu drei Schlüssel an.
Grenze: Webhooks tragen nur Kennungen und Metadaten, keinen Briefinhalt. Für die Programme, die du anbindest, bist du selbst verantwortlich.