Allgemeine Geschäftsbedingungen

§ 1 Geltungsbereich

(1) Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für alle Verträge zwischen der Postuvio UG (haftungsbeschränkt), Am Tiergarten 10-12, 22926 Ahrensburg (nachfolgend „Anbieter“), und ihren Kundinnen und Kunden (nachfolgend „Kunde“) über die Nutzung des digitalen Posteingangsdienstes.

(2) Kunden können Verbraucher (§ 13 BGB) und Unternehmer (§ 14 BGB) sein. Regelungen, die nur für eine dieser Gruppen gelten, sind als solche bezeichnet. Abweichende Bedingungen des Kunden gelten nicht.

(3) Maßgeblich ist der deutsche Wortlaut. Übersetzungen und englische Zusammenfassungen dienen nur dem Verständnis.

§ 2 Leistungsbeschreibung

Der Anbieter erbringt je nach gebuchtem Tarif folgende Leistungen:

• Bereitstellung einer Zustelladresse in Ahrensburg (bei Hamburg) für die Entgegennahme von Briefpost an den Kunden; die Anschrift enthält die persönliche PD-Nummer des Kunden
• Prüfung vor dem Öffnen: Jeder eingehende Brief wird vor dem Öffnen anhand des Adressfelds erfasst und geprüft. Geöffnet wird ein Brief nur, wenn für den Empfänger ein laufender Vertrag besteht, eine Empfangsvollmacht vorliegt und eine gesetzlich vorgeschriebene Kundenprüfung abgeschlossen ist. Andernfalls bleibt der Brief ungeöffnet und geht an den Absender zurück (§ 9a). Von der Prüfung werden nur Ergebnis, Grund, erkannter Empfänger und Absender, Zeitpunkt und prüfende Person festgehalten; ein Foto des Umschlags wird nicht gespeichert
• Öffnen und Digitalisieren eingehender Briefe nach bestandener Prüfung und Bereitstellung im persönlichen Kundenkonto; die Bearbeitungszeiten regelt § 8 Abs. 4
• Benachrichtigung per E-Mail in der vom Kunden gewählten Form sowie — je nach Tarif — KI-gestützte Zusammenfassung, Fristenerkennung und Übersetzung (Deutsch, Englisch)
• Zusatzfunktionen des Kundenkontos nach § 4a, sofern der Anbieter sie für das Kundenkonto freigeschaltet hat
• Aufbewahrung der Original-Briefe für 90 Tage nach der Digitalisierung; danach datenschutzgerechte Vernichtung mit einem Aktenvernichter
• Auf Wunsch: Weiterleitung der Originale an eine vom Kunden benannte Anschrift gegen Portokosten und Bearbeitungsgebühr nach Preisliste

§ 3 Vollmacht

(1) Die Leistung setzt voraus, dass der Kunde dem Anbieter eine Vollmacht zur Entgegennahme und zum Öffnen der an die Zustelladresse gerichteten Briefpost erteilt (Empfangsvollmacht). Sie wird bei der Registrierung erteilt und gilt bis auf Widerruf. Der Kunde kann sie jederzeit im Kundenkonto oder in Textform widerrufen. Nach dem Widerruf nimmt der Anbieter keine weiteren Briefe für den Kunden entgegen; bereits digitalisierte Briefe bleiben bis zum Vertragsende und danach nach § 9 Abs. 1 im Kundenkonto abrufbar.

(2) Die Empfangsvollmacht berechtigt den Anbieter nicht, für den Kunden Erklärungen abzugeben, Rechtsbehelfe einzulegen oder Zahlungen anzunehmen.

(3) Der Kunde kann den Anbieter gegenüber Finanzbehörden als Empfangsbevollmächtigten im Sinne von § 123 AO benennen, als Unternehmer ohne Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt, Sitz oder Geschäftsleitung im Inland, in einem anderen Mitgliedstaat der Europäischen Union oder in einem Staat des Europäischen Wirtschaftsraums auch nach § 22f Abs. 1 Satz 2 UStG. Im Tarif Starter ist dies für eine Behörde enthalten, in den Tarifen Business und Enterprise für beliebig viele Behörden. Dafür erteilt der Kunde eine gesonderte, eigenhändig unterschriebene Vollmacht; für ein Unternehmen unterschreibt eine vertretungsberechtigte Person. Die Leistung beginnt, sobald der Anbieter die unterschriebene Vollmacht erhalten und im Kundenkonto freigeschaltet hat. Die Benennung gegenüber der Behörde nimmt der Kunde selbst vor; der Anbieter stellt dafür eine Vorlage bereit.

(4) Als Empfangsbevollmächtigter nimmt der Anbieter Schriftstücke nur entgegen und stellt sie nach § 8 Abs. 4 bereit. Er gibt keine Erklärungen ab, legt keine Rechtsbehelfe ein, prüft Schreiben nicht rechtlich und übernimmt keine Fristenkontrolle; für Fristangaben und Erinnerungen an Fristen gilt § 8 Abs. 4 und 5. Ein Widerruf der Vollmacht nach Absatz 3 wird gegenüber der Behörde erst wirksam, wenn er dort zugeht; der Kunde teilt ihn der Behörde selbst mit.

§ 4 Einsatz Künstlicher Intelligenz; keine Rechtsberatung

Zusammenfassungen, Fristenerkennung, Dringlichkeits-Einstufungen, Übersetzungen und Antworten des KI-Supports (§ 4a Abs. 8) werden KI-gestützt erstellt und sind unverbindliche Hilfestellungen. Sie stellen keine Rechts- oder Steuerberatung dar; der Anbieter ist keine Kanzlei und kein Steuerberater und vertritt den Kunden nicht vor Gerichten oder Behörden.

§ 4a Zusatzfunktionen des Kundenkontos

(1) Die Zusatzfunktionen nach den Absätzen 2 bis 8 stehen zur Verfügung, sofern der Anbieter sie für das Kundenkonto freigeschaltet hat. Für ihre Nutzung fällt kein Entgelt neben dem Tarif an. Dokumente, die der Kunde selbst einreicht (Absatz 4), zählen nicht zum Briefkontingent nach § 6 Abs. 4.

(2) Konto für mehrere Personen: Der Kunde (Inhaber) kann weitere Personen in sein Kundenkonto einladen und ihnen eine Rolle zuweisen (Lesen, Bearbeiten oder Verwalten). Handlungen dieser Personen im Kundenkonto gelten im Verhältnis zum Anbieter als Handlungen des Kunden; der Kunde haftet für sie wie für eigenes Handeln. Der Kunde lädt nur Personen ein, die für ihn auf seine Post zugreifen dürfen, und entfernt sie, wenn diese Berechtigung endet. Vertrag, Zahlung, Vollmacht, Kundenprüfung und die Löschung des Kontos bleiben dem Inhaber vorbehalten.

(3) Weiterleitung an Dritte: Der Kunde kann Empfänger benennen, etwa seine Steuerberatung, an die der Anbieter Kurzfassungen und Scans seiner Briefe per E-Mail sendet, einzeln oder automatisch nach den Regeln des Kunden. Der Anbieter sendet nur an Empfänger, die über einen Bestätigungslink zugestimmt und sich nicht wieder ausgetragen haben. Welche Briefe an wen gehen, bestimmt allein der Kunde; er ist dafür verantwortlich, dass er sie weitergeben darf. E-Mails sind auf dem Transportweg verschlüsselt, aber nicht Ende-zu-Ende. Ob und wann ein Empfänger eine Nachricht liest und was er damit tut, liegt außerhalb des Einflusses des Anbieters.

(4) Eigene Dokumente: Der Kunde kann eigene Dokumente in sein Kundenkonto hochladen und, wenn eine persönliche Eingangsadresse angezeigt wird, Dokumente als Anhang einer E-Mail an diese Adresse senden. Angenommen werden nur E-Mails von der bestätigten Anmeldeadresse des Kunden oder von einem Empfänger nach Absatz 3; übernommen werden nur die Anhänge. Der Anbieter verarbeitet diese Dokumente wie digitalisierte Briefe. Der Kunde ist für Inhalt und Herkunft der Dokumente verantwortlich, die er einreicht.

(5) Ablage, Notizen und Anmerkungen: Der Kunde kann Briefe in Ordnern und mit Schlagworten ablegen, Notizen anlegen und Briefe mit Markierungen, Notizen und einer gezeichneten oder hochgeladenen Unterschrift versehen. Anmerkungen ändern den Scan nicht; heruntergeladen wird eine Kopie. Die eingesetzte Unterschrift ist eine einfache elektronische Signatur, keine qualifizierte elektronische Signatur; ob sie für einen bestimmten Zweck genügt, prüft der Kunde selbst.

(6) Regeln: Der Kunde kann Regeln anlegen („Wenn …, dann …“), nach denen der Anbieter neue Briefe automatisch ablegt, als erledigt markiert, an Empfänger nach Absatz 3 weiterleitet oder den Kunden benachrichtigt. Der Anbieter führt die Regeln so aus, wie der Kunde sie festgelegt hat. Der Kunde verantwortet Auswahl, Inhalt und Ziele seiner Regeln. Regeln knüpfen an automatisch erkannte Merkmale an (etwa Absender, Briefart, Dringlichkeit oder Frist); wird ein Merkmal nicht oder falsch erkannt, greift eine Regel nicht oder anders als erwartet (§ 4).

(7) Schnittstelle: Der Anbieter kann für das Kundenkonto eine Schnittstelle (API) freischalten, über die Programme des Kunden Daten seiner Briefe abrufen, Benachrichtigungen an eine vom Kunden angegebene Adresse (Webhooks) erhalten und erkannte Fristen als Kalender abonnieren. Der Kunde hält Schlüssel und Kalender-Link geheim und widerruft sie im Kundenkonto, wenn er einen Missbrauch befürchtet. Für die Programme, Adressen und Dienste, die er anbindet, und für die Weitergabe der abgerufenen Daten an sie ist der Kunde verantwortlich.

(8) KI-Support: Im Kundenkonto kann der Kunde Fragen an den Support stellen. Antworten werden automatisch von einer KI erstellt und als solche gekennzeichnet; sie sind unverbindlich, ohne Gewähr und keine Rechts- oder Steuerberatung (§ 4). Die KI gibt keine Erklärungen für den Anbieter ab, etwa zu Kündigung, Vertragsänderung oder Gutschriften. Fragen zu Kündigung, Rabatten, Beschwerden, Rechtsfragen, Datenschutzvorfällen und Fristen sowie jede Frage, bei der der Kunde es wünscht, beantwortet ein Mensch aus dem Team des Anbieters.

§ 5 Vertragsschluss, Laufzeit und Kündigung

(1) Der Vertrag kommt durch die Registrierung und die Bestätigung dieser AGB zustande.

(2) Bei monatlicher Zahlung läuft der Vertrag auf unbestimmte Zeit und ist jederzeit zum Ende des laufenden Abrechnungsmonats kündbar.

(3) Bei jährlicher Zahlung beträgt die Laufzeit zwölf Monate. Der Vertrag ist jederzeit zum Ende der Laufzeit kündbar; eine anteilige Erstattung für den Rest der Laufzeit erfolgt nicht. Ohne Kündigung verlängert sich der Vertrag um jeweils weitere zwölf Monate. Für Verbraucher gilt abweichend: Nach Ablauf der ersten Laufzeit verlängert sich der Vertrag auf unbestimmte Zeit und ist dann jederzeit mit einer Frist von einem Monat kündbar; im Voraus gezahlte Beträge für die Zeit nach Vertragsende erstattet der Anbieter anteilig.

(4) Die Kündigung ist im Kundenkonto oder in Textform an support@portodoc.de möglich. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt.

(5) Verbrauchern steht ein gesetzliches Widerrufsrecht zu; Einzelheiten enthält die Widerrufsbelehrung.

§ 6 Vergütung

(1) Es gelten die Preise der Preisliste auf der Website des Anbieters (Starter 19,95 €, Business 49,95 €, Enterprise 79,95 € je Monat, jeweils inkl. USt.; bei jährlicher Zahlung werden 10 statt 12 Monate berechnet).

(2) Für Verbraucher und Unternehmer mit Sitz in Deutschland sind alle Preise Endpreise einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer.

(3) Die Preise sind Pauschalpreise; fällt keine deutsche Umsatzsteuer an, bleibt der Preis unverändert. Das betrifft Unternehmer mit Sitz außerhalb Deutschlands, an die die Leistung nicht im Inland steuerbar ist (§ 3a Abs. 2 UStG). Eine im Land des Kunden geschuldete Steuer (z. B. Reverse Charge) meldet und trägt der Kunde selbst. Voraussetzung ist in der EU eine gültige USt-IdNr., außerhalb der EU ein Nachweis der Unternehmereigenschaft; fehlt er, gilt Abs. 2.

(4) Das monatliche Briefkontingent beträgt 5 Briefe im Tarif Starter, 25 Briefe im Tarif Business und 50 Briefe im Tarif Enterprise. Für Starter-Verträge, die vor Inkrafttreten dieser Fassung geschlossen wurden, bleibt es bei 10 Briefen, bis der Kunde den Tarif wechselt. Für jeden weiteren Brief fällt eine Gebühr von 2,95 € inkl. USt. an; Abs. 2 und 3 gelten entsprechend. Der Anbieter weist den Kunden im Kundenkonto auf das Erreichen des Kontingents hin, bevor zusätzliche Gebühren entstehen, und, sofern freigeschaltet, zusätzlich per E-Mail, wenn 80 % und wenn 100 % des Kontingents erreicht sind. Der Zugriff auf eingegangene Post wird bei Überschreitung nicht gesperrt.

(5) Die Preise für weitere Zusatzleistungen (Weiterleitung von Originalen, Einschreiben, erneute Scans) ergeben sich aus der Preisliste auf der Website des Anbieters. Sie werden zusätzlich zum Tarif über den Zahlungsdienstleister abgerechnet.

§ 7 Datenschutz

(1) Die Verarbeitung personenbezogener Daten richtet sich nach der Datenschutzerklärung.

(2) Unternehmer schließen bei der Registrierung den Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO; er ist Bestandteil dieses Vertrags und geht in Datenschutzfragen vor.

§ 8 Haftung

(1) Der Anbieter haftet unbeschränkt bei Vorsatz und grober Fahrlässigkeit, bei Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit, nach dem Produkthaftungsgesetz und aus Garantien.

(2) Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten haftet der Anbieter nur für den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. Gegenüber Unternehmern ist die Haftung nach Satz 1 je Schadensfall auf die im laufenden Vertragsjahr gezahlte Vergütung begrenzt, mindestens jedoch auf 1.000 €.

(3) Im Übrigen ist die Haftung für leichte Fahrlässigkeit ausgeschlossen. Die Beschränkungen gelten auch zugunsten der Beschäftigten und Beauftragten des Anbieters.

(4) Der Anbieter stellt eingehende Post werktags (Montag bis Freitag, ausgenommen gesetzliche Feiertage in Schleswig-Holstein) in der Regel am Eingangstag, spätestens am folgenden Werktag digital im Kundenkonto bereit. Er prüft Schreiben nicht rechtlich und übernimmt keine Fristenkontrolle. Fristangaben im Kundenkonto, in E-Mails, Kalendern und Erinnerungen werden automatisch aus dem Text des Schreibens gelesen oder nach festen Regeln berechnet; sie sind unverbindliche Hinweise, können fehlen oder falsch sein und ersetzen nicht die eigene Prüfung des Schreibens. Der Kunde ruft sein Kundenkonto regelmäßig ab und prüft Fristen selbst oder mit seinem Berater.

(5) Erinnerungen an Fristen (Fristerinnerung) und Benachrichtigungen an vom Kunden bestätigte Empfänger sind eine freiwillige, jederzeit abschaltbare Zusatzfunktion ohne Erfolgsgewähr. Bleibt eine Erinnerung aus oder kommt sie verspätet an, etwa weil eine Frist nicht erkannt wurde, eine E-Mail nicht zugestellt wurde oder der Kunde sie abbestellt hat, haftet der Anbieter nur nach Absatz 1 bis 3.

§ 9 Beendigung und Datenlöschung

(1) Mit dem Vertragsende endet das Öffnen und Digitalisieren von Post; Post, die danach eingeht, behandelt der Anbieter nach § 9a. Das Kundenkonto bleibt drei Monate im Lesemodus: Der Kunde kann sich anmelden, die bis zum Vertragsende digitalisierten Briefe ansehen, einzeln oder gesammelt als ZIP-Datei herunterladen und seine Rechnungen abrufen. Weiterleitung, Zusatzfunktionen und KI-Funktionen enden mit dem Vertrag. Für den Lesemodus fällt kein Entgelt an.

(2) Nach Ablauf der drei Monate löscht der Anbieter die digitalisierten Briefe (Scan, erkannter Text, KI-Zusammenfassungen) und das Kundenkonto. Er weist den Kunden 30 und 7 Tage vorher per E-Mail an die hinterlegte Adresse darauf hin; gelöscht wird frühestens 7 Tage nach dem zweiten Hinweis. Nach der Löschung erhält der Kunde eine Bestätigung. Rechnungen und Buchungsbelege bewahrt der Anbieter getrennt vom Kundenkonto auf, soweit und solange eine gesetzliche Pflicht besteht (§ 147 AO, § 257 HGB); dasselbe gilt für Unterlagen einer Kundenprüfung nach dem Geldwäschegesetz. Die übrigen Speicherdauern ergeben sich aus der Datenschutzerklärung.

(3) Der Kunde kann die Löschung nach Vertragsende jederzeit vorher selbst im Kundenkonto auslösen („Jetzt endgültig löschen“). Sein Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO bleibt unberührt.

(4) Original-Briefe bewahrt der Anbieter auch nach Vertragsende 90 Tage nach der Digitalisierung auf und vernichtet sie danach datenschutzgerecht mit einem Aktenvernichter. Bis dahin leitet er sie auf Wunsch an eine vom Kunden benannte Anschrift weiter (§ 6 Abs. 5).

§ 9a Post nach Vertragsende

(1) Der Kunde teilt allen Absendern, insbesondere Finanzämtern und anderen Behörden, rechtzeitig vor Vertragsende seine neue Anschrift bzw. einen neuen Empfangsbevollmächtigten mit und widerruft eine gegenüber Behörden erteilte Benennung des Anbieters selbst (§ 3 Abs. 4).

(2) Post, die nach Vertragsende für den Kunden eingeht, öffnet und digitalisiert der Anbieter nicht — auch nicht gegen gesondertes Entgelt. Er gibt sie ungeöffnet an den Absender zurück und teilt dem Kunden per E-Mail an die hinterlegte Adresse Absender und Eingangsdatum mit. Den Inhalt kennt der Anbieter nicht.

(3) Der Kunde kann statt der Rücksendung einen von zwei kostenpflichtigen Wegen wählen: Er lässt den Brief, solange er noch beim Anbieter liegt, ungeöffnet an eine von ihm benannte Anschrift weiterleiten und trägt dafür das Porto und ein Bearbeitungsentgelt, die der Anbieter in seiner Nachricht nach Absatz 2 nennt. Oder er schließt über die Website einen neuen Vertrag zu den dann geltenden Preisen ab; bis zum Beginn des neuen Vertrags gelten die Absätze 2 bis 6.

(4) Briefe von Behörden erhalten bei der Rücksendung den Vermerk „Empfangsvollmacht erloschen“.

(5) Kann ein Brief auch nach Prüfung keinem Kunden eindeutig zugeordnet werden, geht er ungeöffnet mit dem Vermerk „Empfänger unbekannt“ an den Absender zurück.

(6) Ungeöffnete Post vernichtet der Anbieter nicht. Die Kosten der Rücksendung trägt der Anbieter, soweit nicht der Kunde einen Weg nach Absatz 3 wählt.

(7) Die Absätze 2 bis 6 gelten über das Vertragsende hinaus.

§ 10 Schlussbestimmungen

(1) Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts. Gegenüber Verbrauchern gilt diese Rechtswahl nur, soweit ihnen dadurch nicht der Schutz zwingender Bestimmungen des Staates entzogen wird, in dem sie ihren gewöhnlichen Aufenthalt haben.

(2) Ist der Kunde Kaufmann, juristische Person des öffentlichen Rechts oder öffentlich-rechtliches Sondervermögen oder hat er keinen allgemeinen Gerichtsstand im Inland, ist ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem Vertrag der Sitz des Anbieters in Ahrensburg.

(3) Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.